跟單文員的核心職責是確保訂單從接收、執行到完成的全流程順暢，具體可分為以下幾類：

訂單基礎處理


接收客戶訂單（如郵件、系統錄入等），仔細核對產品型號、數量、價格、交貨期、付款方式等關鍵信息，避免疏漏。

將訂單信息準確錄入公司系統，建立訂單檔案，為后續跟蹤提供依據。

跨部門溝通協調


與生產部門對接，確認訂單生產計劃、進度，反饋客戶特殊要求，協調解決生產中可能影響交期的問題（如物料不足、工藝調整等）。

聯系倉庫和物流，安排產品備貨、打包及發貨事宜，確保按約定時間送達客戶。

及時響應客戶咨詢，告知訂單進度、物流狀態，處理客戶提出的訂單變更（如增減量、改期等）需求。

文檔與數據管理


整理訂單相關文件，包括合同、發貨單、簽收單、發票等，按規范存檔，保證資料完整可查。

統計訂單完成率、交貨及時率等數據，制作跟進報表，定期向上級匯報。

異常問題處理


跟蹤訂單執行中的異常情況（如產品質量爭議、物流延誤、客戶投訴等），協助相關部門溝通解決，減少損失。

跟單員需要具備較強的溝通、協調、分析和解決問題的能力。他們需要密切關注訂單的執行情況，確保訂單能夠按時完成，同時還需要關注客戶的需求和反饋，以提高企業的客戶滿意度。